Aide en ligne
Les réponses à vos questions
Inscription et gestion de compte
Pourquoi créer un compte utilisateur ?
La création d'un compte utilisateur vous permet de vous identifier et de conserver dans votre espace personnel et sécurisé un historique des documents envoyés, vos paramètres d'envoi ou de consultation.
Pourquoi renseigner mon adresse E-mail ?
L'adresse E-mail renseignée lors de l'inscription, nous permet de nous assurer que personne ne détourne votre compte utilisateur. A chaque opération, un mail est envoyé à l'adresse E-mail du compte pour confirmer la demande. Cela permet aussi aux entreprises de proposer le service à leurs collaborateurs et de pouvoir superviser les événements majeurs de la vie du compte.
Suis-je sûr de la confidentialité de mes informations personnelles ?
En accord avec la CNIL, nous nous engageons à utiliser et conserver vos informations personnelles avec le maximum de sécurité. Les informations que nous collectons lors de l'inscription ou lors de vos envois de courriers sont cryptées sur nos serveurs et ne sont jamais utilisées à une autre fin que celle désignée lors de leur collecte. De plus, nous respectons une charte de confidentialité préservant l'ensemble des données privées et confidentielles de tous ses clients et utilisateurs.
Que faire en cas d'oubli de mon mot de passe ?
Pour vous connecter à votre espace privé ou pour envoyer vos courriers, il est nécessaire de vous identifier avec votre E-mail et votre mot de passe. En cas d'oubli de votre mot de passe, il est possible de se faire attribuer un nouveau mot de passe à partir de la page d'identification. Renseignez votre adresse E-mail (identifiant), cliquez sur le lien « mot de passe oublié » et un nouveau mot de passe vous sera adressé par E-mail.
Puis-je avoir plusieurs comptes utilisateurs ?
Il est possible de créer un compte utilisateur par adresse E-mail.
Puis-je immédiatement utiliser la solution Tessi POST ?
La solution est immédiatement opérationnelle dès que vous avez
installé le logiciel sur votre poste de travail. Vos courriers et envois de documents seront
traités et stockés sur votre poste jusqu'à ce que votre compte soit actif.
L'inscription et l'activation de compte se réalisent en moins de 3 minutes. Renseignez-vous auprès du référent de notre solution au sein de votre entreprise.
Comment se désinscrire ?
Dans votre espace privé sur le site INCS-doc, la page des « Informations personnelles » vous permet de demander la désinscription de votre compte utilisateur. Cette demande sera effective dès que vous aurez accepté cette opération en cliquant sur le lien du mail de désinscription qui vous sera adressé. L'intégralité des informations personnelles seront détruites et non récupérables, qu'il s'agisse de vos coordonnées ou de vos documents transmis. Seuls les documents archivés à valeur probante sont conservés et peuvent être restitués sur demande durant la durée d'archivage.
Puis-je installer la solution INCS-doc sur plusieurs postes informatiques ?
Le logiciel en téléchargement dispose d'une licence gratuite et peut donc être installé sur un ou plusieurs postes informatiques sans inconvénient.
Lors de votre envoi, vous renseignez votre E-mail et votre mot de passe, ce qui permet de définir le compte utilisé pour l'envoi, quelque soit le
poste informatique, le lieu ou l'environnement d'où vous utilisez la solution.
Téléchargement et installation
A quoi servent les logiciels téléchargés ? Et les modèles de documents ?
Les logiciels proposés en téléchargement permettent de capturer votre document et de le transférer à la solution INCS-doc, qui prendra en charge l'impression, la mise sous pli et la remise postale. Les modèles permettent de simplifier votre démarche de création de document et de rendre ce dernier conforme aux obligations de mise en page. En utilisant les modèles de documents propres à votre application, vous gagnez du temps dans la composition et la rédaction de vos courriers. De plus, cela permet de reprendre automatiquement des informations de suivi (N° de factures, date de création, nom de l'auteur, ... ) qui vous seront utiles pour rechercher vos courriers sur le « serveur de consultation ».
Quels sont les pré-requis d'installation ?
Les logiciels INCS-doc reposent sur une architecture en « client riche », par conséquent les configurations les plus légères suffisent à utiliser la solution INCS-doc. Par défaut, nous préconisons un poste informatique disposant au minimum de :
- Processeur : Pentium IV ou compatible
- RAM : 512 Mo
- Espace disque : 50 Mo pour l'installation logiciel (hors documents composés avant envoi)
- OS : Windows 2000 ou supérieur
- Navigateur Internet : Internet Explorer 6, Firefox 2.0, Mozilla 2.0, ... (ou supérieur)
- Connexion internet ouverte pour le transfert des documents
- Acrobat Reader version 5.0 ou supérieure
Comment installer le logiciel ? Le désinstaller ?
Le logiciel INCS-doc nécessaire à l'utilisation de la solution peut être téléchargé à partir de la page « téléchargement ». Ce module contient un fichier qui permet de réaliser l'installation du logiciel sur le poste utilisateur. Il vous suffit de suivre les commandes à l'écran pour finaliser la mise en place du logiciel. Le logiciel étant composé d'une imprimante virtuelle, il est généralement demandé de redémarrer le poste informatique. Pour désinstaller le logiciel, suivez la procédure habituelle de désinstallation prévue par votre système d'exploitation ou cliquez sur le fichier « Uninstall» dans le menu « Démarrer ».
Que faire si un message me signalant une erreur d'installation apparaît ?
Le service technique de INCS-doc peut être contacté pour tout incident relatif à l'utilisation de la solution INCS-doc. Le contact avec le service technique peut se faire à travers le formulaire de renseignement de la page « Contactez-nous » en précisant la nature, la date et l'heure de l'incident. N'oubliez pas d'inscrire votre adresse E-mail pour une réponse dans les meilleurs délais. Ne communiquez jamais votre mot de passe personnel, le service technique ne vous le demandera jamais.
Utilisation et envois de documents
Comment utiliser la solution INCS-doc ?
Pour utiliser la solution INCS-doc, vous devez avoir créé un compte utilisateur et installé un logiciel d'impression virtuelle sur votre poste informatique.
Dans l'espace privé, une page téléchargement vous permettra de récupérer le logiciel INCS-doc pour l'installer sur votre poste. Dans ce même espace privé, vous pourrez consulter tous vos envois.
Le logiciel d'impression virtuelle, une fois installé, est accessible à travers la commande habituelle d'impression (Fichier => Imprimer) et vous permet de capturer l'image de votre document puis de la transmettre sur votre compte utilisateur INCS-doc en ligne.
La solution INCS-doc réalisera ensuite les opérations de traitement informatique, d'impression, de mise sous pli, de remise en distribution et éventuellement de gestion des retours ou d'archivage à valeur probatoire.
Faut-il être connecté à internet pour utiliser INCS-doc ?
La solution INCS-doc permet de choisir les critères de production et d'affranchissement puis de transférer
les documents sur le site INCS-doc.
Pour les étapes de création du document, de choix de critères,
et pour la validation de l'aperçu d'impression, il n'est pas nécessaire d'être connecté.
Les documents validés en aperçu seront conservés sur le poste jusqu'à ce que vous réalisiez une
connexion au site INCS-doc en entrant votre E-mail et mot de passe dans la fenêtre de transfert.
Cette procédure vous permet de travailler et produire vos documents au fil de l'eau même en déplacement
ou sans connexion internet itinérante et de transférer vos courriers en fin de journée lorsque vous aurez
de nouveau une connexion internet ouverte (haut ou bas débit).
Y a-t-il des règles de mise en page à respecter ?
Comme pour toute production de courrier, nous vous conseillons de respecter les règles d'usage pour la rédaction des courriers. Le courrier doit être rédigé sur une page de format A4 disposant d'une marge d'impression au minimum de 0,3 cm du bord et 1 cm du haut de la page.
De plus, la solution INCS-doc permet d'analyser le pavé adresse contenu dans votre courrier afin de le normaliser et assurer une distribution postale optimale. Pour cela, il doit être positionné dans une zone géographique correspondant à un cadre de 5 cm de haut sur 9 cm de large, partant de 4 cm du haut et de 2,5 cm du bord droit de la page (voir schéma ci-joint).
La page de « téléchargement » met à disposition des modèles de document prenant déjà en compte ces règles de mise en page, et adaptés à vos différents logiciels d'émission de courriers (logiciels de traitement de texte les plus fréquents Word, Open Office, Lotus ..., ainsi que des logiciels de gestion commerciale, logiciels de facturation, logiciels de paye, ... dont nous sommes déjà partenaires). Au besoin, nous pouvons vous accompagner dans la composition de vos modèles de documents pour vous assurer une qualité de prestation optimale ; adressez une demande au service commercial sur la page « Contactez-Nous » en précisant le nom du logiciel que vous utilisez.
Puis-je joindre plusieurs documents dans mon envoi ?
En effet, il est possible à travers la solution INCS-doc d'ajouter à votre courrier des documents complémentaires, appelés « Pièces jointes » (brochure, CGV, invitations, formulaire, devis, factures, plan, ...).
Dans la boite de dialogue de INCS-doc, le bouton « Pièce jointe » vous permet de parcourir votre poste de travail et de sélectionner la pièce jointe qui vous intéresse.
Cette pièce jointe doit être au format PDF et respecter les mêmes règles de mise en page que celle du courrier (format A4, marges d'impression à 3 mm, ...).
Pourquoi renseigner mon E-mail et mon mot de passe lors de l'envoi d'un courrier ?
Lors de l'envoi d'un courrier, après avoir visualisé l'aperçu, il est demandé à l'utilisateur de renseigner son E-mail et son mot de passe. Seules ces données serviront à identifier et à facturer le compte utilisateur dans lequel seront transmis les courriers.
Où puis-je consulter les documents que j'ai envoyés à INCS-doc ?
A partir de l'espace privé du site INCS-doc, sécurisé par votre E-mail et votre mot de passe, vous accédez au portail de consultation.
Ce portail de consultation est constitué en 2 parties :
- L'espace de « Validation » qui retrace l'ensemble des documents n'ayant pas encore été validés (manuellement ou automatiquement). L'opération de validation automatique est programmée tous les soirs à 20h...
- L'espace de « Traçabilité » qui retrace l'ensemble des documents ayant été validés et/ou mis en production. Par défaut, les images des courriers sont conservées sur une durée de 3 mois et les informations des courriers durant 10 ans.
Si vous choisissez l'option d'archivage à Valeur probatoire, la conservation des images de courriers peut être étendue à 30 ans.
Je ne suis pas sûr d'avoir réussi(e) à envoyer le document, que dois-je faire ?
En consultant le portail de consultation (espace de suivi et espace de validation des envois) sur votre espace privé, vous pourrez voir apparaître l'intégralité des documents qui ont été reçus et qui seront produits.
Si le document que vous cherchez ne s'y trouve pas, il n'a vraisemblablement pas été envoyé au serveur. Nous vous invitons à recommencer votre envoi.
Comment savoir si mes courriers ont été produits ? remis en distribution ? remis au destinataire ? ou revenus non distribués (NPAI ou refusé) ?
- espace de Validation,
- validé,
- en production,
- affranchi,
- remis en poste.
et selon les retours postaux :
- AR (retour d'un accusé de réception)
- NPAI (retour du document non distribué ; destinataire N'habitant Pas à l'Adresse Indiquée)
Un message me signale une erreur de transfert ; que faire ?
En cas de coupure de votre connexion internet, pour des raisons de réseau défaillant ou dans les cas de transfert de documents impossibles, un message d'alerte vous signalera que le document n'a pu être transmis.
Ce document est alors stocké sur votre poste informatique jusqu'au prochain transfert réussi, où une fenêtre s'affichera sur votre écran et vous proposera de lancer le transfert de ces documents restés sur votre poste.
Puis-je annuler l'envoi et la production d'un courrier après son envoi au serveur ?
Un fois le document transmis au Serveur INCS-doc, il est possible d'intervenir sur ce document à partir de « l'espace de suivi » ou « l'espace de validation ».
- Si vous avez choisi la procédure de « validation automatique », le document restera sur votre espace de suivi jusqu'à 18 heures et peut être supprimé à tout moment
- Si vous avez choisi la procédure de « validation manuelle », les documents resteront dans « l'espace de validation », jusqu'à ce que vous interveniez et donniez votre accord pour l'envoi du document.
Que m'apporte l'archivage à valeur probatoire ?
En choisissant l'option d'archivage à valeur probatoire, vous accédez à un service de :
- supervision (accessible n'importe où sur la terre, depuis le portail INCS-doc vous pouvez consulter tous vos courriers et leurs preuves de distribution, 24h/24 et 7j/7)
- sécurité (accès sécurisé et confidentiel, documents cryptés, conservation longue durée garantie)
- universalité (document PDF lisible par tous et restant fixe d'un poste à l'autre)
- pérennité des documents (conservation longue durée, pas de perte de qualité ou de lisibilité, ...)
- économie financière (réduction des manipulations et économies sur les moyens d'archivage)
Pour informations, l'archivage de documents est obligatoire et variable selon la nature des documents :
| Types de documents |
Durée de conservation
(à titre indicatif) |
|---|---|
| Factures clients / fournisseurs | 10 ans (code du commerce) |
| Bons de livraison | 10 ans (code du commerce) |
| Bons de commande | 10 ans (code du commerce) |
| Pièces justificatives de TVA | 10 ans (code du commerce) |
| Correspondance commerciale | 10 ans (code du commerce) |
| Contrats commerciaux | 30 ans (code civil) |
| Commandes clients | 30 ans (code civil) |
| Bulletins de paie | 5 ans (code du Travail et de la Sécurité sociale) |
| Images chèque | 10 ans (code du commerce) |
| Documents comptables | 10 ans (code du commerce) |
| Documents nécessaire à la reconstitution de carrière | Illimitée (code du travail) |
Pour plus d'informations consultez le journal officiel.
Quel est le délai de remise en distribution (La Poste) de mes courriers ?
- Si vous avez fait le choix de la validation automatique, vos documents seront produits et remis en distribution à J+1 ouvrés
- Si vous avez fait le choix de la validation manuelle, les documents seront mis en attente jusqu'à ce que vous interveniez et donniez votre accord.
La distribution de votre courrier est confiée à La Poste et les délais de distribution dépendent de la catégorie d'affranchissement retenue pour votre courrier.
Mes envois de courriers sont-ils sécurisés ?
Les solutions INCS-doc utilisent des paramètres de sécurité qui ont été audités et validées dans le domaine bancaire pour les envois de courriers recommandés les plus sensibles de ces institutions.
Combien de temps les documents sont-ils conversés sur serveur ?
Par défaut, l'offre INCS-doc comprend une durée de conservation des documents de 3 mois.
En option, l'utilisateur peut choisir pour chacun de ses envois d'archiver l'image du courrier, la preuve de remise en distribution (et l'accusé de réception éventuel dans le cas des recommandés) sur les serveurs INCS-doc pour une durée de 1 à 10 ans en tant que simple archivage, ou dans le Coffre-Fort Electronique connecté à la solution pour une durée de 1 à 30 ans si vous choisissez une archivage à valeur probatoire.
La solution INCS-doc vous permet de consulter l'ensemble de vos documents archivés à tout instant sans investissement et simplement à partir de l'Espace de Suivi de vos documents, quelque soit l'option d'archivage choisie.
Quels sont les papiers, les enveloppes, les fournitures et les tarifs d'affranchissement que je peux choisir ?
Par défaut, la production des courriers est réalisée avec :
- du papier blanc de format A4 en 80g/m² (qualité imprimeur)
- des enveloppes blanches à fenêtre en 90g/m², format adaptable au nombre de feuilles à assembler
- une imprimante en quadrichromie, recto/verso
- un affranchissement industriel systématique (tarif fixe jusqu'à 35g et de 15 à 35% plus économique que le tarif public)
Comment choisir la catégorie d'affranchissement à utiliser ? Comment archiver le document ? Comment faire si je souhaite ajouter une pièce jointe ... ?
Lorsque vous sélectionnez la solution INCS-doc, une boite de dialogue vous propose de choisir les critères de traitement et d'affranchissement. Vous pouvez ainsi choisir par simple clic :
- l'affranchissement qui vous convient (lettre, Ecopli, Recommandé R1, avec ou sans AR)
- si le document doit être archivé (archivage simple ou à valeur probatoire du document et des pièces justificative de distribution)
- l'ajout de 1 à 5 pièces jointes